Mit dem Beitritt in die Voltigiergemeinschaft Büchenbach eines Mitglieds durch die Unterschrift des/r Erziehungsberechtigten auf dem Aufnahmeantrag nimmt der Verein den Namen, die Adresse und Kontaktdaten, das Geburtsdatum und die Bankverbindung auf. Diese Informationen werden im vereinseigenen EDV-System gespeichert und dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme durch Dritte geschützt.
Im Falle eines Turnierstarts übermittelt der Verein nur den Namen und das Geburtsdatum an die Deutsche Reiterliche Vereinigung (FN) sowie an den Turnierveranstalter. Unter keinen Umständen werden personenbezogene Daten zu Werbezwecken an Dritte vermietet oder verkauft.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
Der Verein informiert die Tagespresse über besondere Ereignisse. Ebenso werden Informationen auf der Internetseite www.vg-buechenbach.jimdo.de, der Facebookseite und der Instagramseite des Vereins in Schrift und Bild veröffentlicht.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.
Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
Beim Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds werden die personenbezogenen Daten des Mitglieds archiviert. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.